Προς άμεση εφαρμογή είναι το νέο καθεστώς τηλεργασίας στο δημόσιο μετά την έκδοση της σχετικής εγκυκλίου από το ΥΠΕΣ κατ΄ εφαρμογή του σχετικού νόμου Βορίδη ο οποίος πέρασε το 2021.
Σημειώνεται πως η τηλεργασία αυτή δεν είναι έκτακτη -όπως συνέβη την περίοδο της πανδημίας - αλλά μόνιμη, με την έννοια ότι θα μπορεί κάποιος δημόσιος υπάλληλος -υπό προϋποθέσεις που αφορούν την υπηρεσία του αλλά και τον ίδιο - να παράσχει εξ αποστάσεως τις υπηρεσίες του σε τακτικά χρονικά διαστήματα κάθε χρόνο.
Σύμφωνα με την εφαρμοστική εγκύκλιο αυτή, στις νέες διατάξεις υπάγονται οι φορείς της Γενικής Κυβέρνησης και οι μόνιμοι δημόσιοι υπάλληλοι, οι υπάλληλοι με σχέση εργασίας ιδιωτικού δικαίου αορίστου ή ορισμένου χρόνου των ανωτέρω Φορέων, συμπεριλαμβανομένων των απασχολούμενων με σύμβαση έμμισθης εντολής, καθώς και οι αποσπασμένοι εκπαιδευτικοί που ασκούν διοικητικό έργο, εφόσον η φύση των καθηκόντων τους καθιστά εφικτή την εκτέλεσή τους μέσω τηλεργασίας.
Εξαιρούνται του πεδίου εφαρμογής οι ασκούντες καθήκοντα προϊσταμένου καθ' οιονδήποτε τρόπο σύμφωνα με γενικές ή ειδικές διατάξεις (με επιλογή και τοποθέτηση, με τοποθέτηση ή με αναπλήρωση), αλλά και το υπόλοιπο εκπαιδευτικό προσωπικό και οι εκπαιδευτές σε όλες τις δομές κάθε βαθμίδας εκπαίδευσης και κατάρτισης.
Οι βασικές αρχές είναι ο οικειοθελής χαρακτήρας, η αρχή της ίσης μεταχείρισης, η προστασία των προσωπικών δεδομένων και ο σεβασμός της ιδιωτικής ζωής.
Σημειώνεται πως η τηλεργασία δεν συνιστά υπηρεσιακή μεταβολή. Σε περίπτωση κινδύνου της δημόσιας υγείας και εκτάκτων συνθηκών και αναγκών, ο υπάλληλος οφείλει να αποδεχθεί την πρόταση του φορέα για τηλεργασία για τον απαιτούμενο χρόνο μέχρι την άρση των εν λόγω συνθηκών. Στις περιπτώσεις αυτές για την εφαρμογή των διατάξεων της τηλεργασίας θα εκδίδονται σχετικές οδηγίες προς τις Υπηρεσίες.
Κατ' εξαίρεση, σε περίπτωση κινδύνου υγείας του υπαλλήλου, καθώς και σε περιπτώσεις υπαλλήλων με μόνιμα ή πρόσκαιρα προβλήματα υγείας, εφόσον η φύση των καθηκόντων του καθιστά εφικτή την εκτέλεσή τους μέσω τηλεργασίας, ο φορέας οφείλει να αποδεχθεί το αίτημα του υπαλλήλου για τηλεργασία, εκτός αν συντρέχει ειδικός και σπουδαίος λόγος για την απόρριψή του, τον οποίο ο φορέας οφείλει να εκθέσει και να αιτιολογήσει εγγράφως προς τον υπάλληλο. Για την εφαρμογή της εν λόγω διάταξης παρέχονται αναλυτικές οδηγίες στο Κεφάλαιο 9 της παρούσας εγκυκλίου.
Χρονικά όρια τηλεργασίας
Η τηλεργασία παρέχεται σε καθορισμένες ημέρες ανά εβδομάδα και μήνα εκάστου ημερολογιακού έτους.
Η τηλεργασία δεν μπορεί να υπερβαίνει συνολικά τις 44 εργάσιμες ημέρες ανά ημερολογιακό έτος.
Οι εν λόγω ημέρες λαμβάνονται υποχρεωτικά εντός του χρονικού διαστήματος των 3 μηνών.
Ως εκ τούτου, οι υπάλληλοι έχουν δικαίωμα, με τη διαδικασία που περιγράφεται ακολούθως, να αιτηθούν τη χορήγηση τηλεργασίας κατ' ανώτατο όριο για 44 εργάσιμες ημέρες εντός συγκεκριμένου τριμήνου.
Οι ημέρες αυτές τηλεργασίας, λαμβάνονται υποχρεωτικά εντός του συγκεκριμένου τριμήνου και στον ίδιο υπάλληλο δεν μπορεί να χορηγηθεί εκ νέου τηλεργασία σε επόμενο τρίμηνο εντός του ίδιου έτους, ακόμη και αν έχει χορηγηθεί τηλεργασία για λιγότερες από 44 ημέρες.
Δεν επιτρέπεται η παροχή τηλεργασίας κατά το χρονικό διάστημα από 15 Ιουλίου έως 31 Αυγούστου εκάστου ημερολογιακού έτους. Ωστόσο, ο περιορισμός αυτός δεν ισχύει για τις περιπτώσεις χορήγησης τηλεργασίας είτε για λόγους υγείας των υπαλλήλων είτε για λόγους κινδύνου της δημόσιας υγείας και εκτάκτων συνθηκών και αναγκών ).
Ποσοτικός περιορισμός τηλεργασίας
Το μέγιστο ποσοστό των υπαλλήλων ανά Διεύθυνση του φορέα που δύναται να απασχολείται μέσω τηλεργασίας, δεν μπορεί να υπερβαίνει ποσοστό 25% επί του συνόλου των υπαλλήλων της εν λόγω Διεύθυνσης, των οποίων η φύση των καθηκόντων καθιστά εφικτή την εκτέλεσή τους μέσω τηλεργασίας.
Ο εν λόγω περιορισμός δεν εφαρμόζεται στην περίπτωση εφαρμογής της τηλεργασίας για λόγους κινδύνου της δημόσιας υγείας και εκτάκτων συνθηκών και αναγκών.
Τα όργανα που προβλέπεται ότι είναι αρμόδια να εκδίδουν τις αποφάσεις, με τις οποίες καθορίζονται οι θέσεις που είναι επιλέξιμες για τηλεργασία θα πρέπει να προβούν στις απαραίτητες ενέργειες προκειμένου να εκδοθούν οι σχετικές αποφάσεις για το πρώτο τρίμηνο του έτους 2023.
Η αρμόδια Υπηρεσία κάθε φορέα θα πρέπει να προβεί στην κατάρτιση των όρων χρήσης του εξοπλισμού, σε περίπτωση παροχής "Σταθμού Τηλεργασίας", στους τηλεργαζόμενους υπαλλήλους, καθώς και να διερευνήσει τη δυνατότητα παροχής "Σταθμών Τηλεργασίας", σε περίπτωση που υποβληθούν σχετικά αιτήματα και να ενημερώσουν σχετικά τα όργανα που είναι αρμόδια να εκδίδουν αποφάσεις παροχής τηλεργασίας προκειμένου να γνωρίζουν εάν ο Φορέας έχει αυτή τη δυνατότητα ή εάν σε κάθε περίπτωση ο/η υπάλληλος θα πρέπει να κάνει χρήση δικού του εξοπλισμού.
Ωράριο και τόπος παροχής τηλεργασίας
Ο τηλεργαζόμενος εκτελεί τα καθήκοντά του μέσα στον χρόνο που ορίζεται από τις κείμενες γενικές ή ειδικές διατάξεις εντός του ωραρίου λειτουργίας του φορέα, όπου υπηρετεί.
Η τηλεργασία μπορεί να παρασχεθεί από την οικία του τηλεργαζόμενου ή από οποιονδήποτε άλλο σταθερό χώρο εκτός των εγκαταστάσεων του φορέα, όπου υπηρετεί, και εντός των συνόρων των κρατών μελών του Συμβουλίου της Ευρώπης.
Ο υπάλληλος οφείλει να διασφαλίσει ότι ο επιλεγόμενος χώρος πληροί τις ελάχιστες απαιτούμενες προδιαγραφές που καθιστούν εφικτή την απρόσκοπτη και αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων του μέσω τηλεργασίας και συνάδει με τους γενικούς κανόνες πρόληψης, υγιεινής και ασφάλειας. Με την παροχή τηλεργασίας τεκμαίρεται ότι ο τηλεργαζόμενος τηρεί όλους τους κανόνες περί υγιεινής και ασφάλειας και ότι ο χώρος τηλεργασίας πληροί τις παραπάνω προδιαγραφές.
Σταθμός τηλεργασίας – Προστασία προσωπικών δεδομένων
Η υπηρεσία του φορέα που είναι αρμόδια για την παροχή εξοπλισμού και την πληροφοριακή υποστήριξη, προμηθεύει τον υπάλληλο με τον απαραίτητο και κατάλληλο για την αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων του μέσω τηλεργασίας, τηλεπικοινωνιακό εξοπλισμό και τεχνολογική συσκευή (εφεξής "Σταθμός Τηλεργασίας") και παρέχει υποστήριξη για την εγκατάστασή του, εφόσον τούτο είναι επιθυμητό από τον υπάλληλο. Εφόσον, ο φορέας δεν έχει τη δυνατότητα να παράσχει Σταθμό Τηλεργασίας, ο υπάλληλος μπορεί, εφόσον το επιθυμεί, να κάνει χρήση του προσωπικού του τεχνολογικού εξοπλισμού.
Ο φορέας επιβαρύνεται με το κόστος συντήρησης και τυχόν αναβάθμισης του Σταθμού Τηλεργασίας και ευθύνεται για την αντικατάστασή του σε περίπτωση βλάβης ή καταστροφής του, εφόσον διαπιστωθεί ότι η βλάβη ή η καταστροφή δεν οφείλεται σε δόλο ή βαριά αμέλεια του τηλεργαζόμενου.
Ο Σταθμός Τηλεργασίας που παρέχει ο φορέας χρησιμοποιείται από τον υπάλληλο αποκλειστικά και μόνο στο πλαίσιο άσκησης των καθηκόντων του. O φορέας παρέχει στον τηλεργαζόμενο οδηγίες για τη χωροθέτηση και κατάλληλη διαμόρφωση του Σταθμού Τηλεργασίας, ώστε να διασφαλίζονται σε κάθε περίπτωση οι ελάχιστες προϋποθέσεις εργονομίας και ασφάλειας.
Διαδικασία χορήγησης τηλεργασίας
Α) Καθορισμός θέσεων τηλεργασίας
Στην αρχή κάθε ημερολογιακού τριμήνου ή σε συντομότερα χρονικά διαστήματα σε περιπτώσεις εκτάκτων συνθηκών και αναγκών, ο Προϊστάμενος της κάθε Διεύθυνσης ή του κάθε Αυτοτελούς Τμήματος του φορέα, λαμβάνοντας υπόψη:
- τις υπηρεσιακές ανάγκες,
- την εύρυθμη λειτουργία του φορέα και
- τη φύση των καθηκόντων των υπαλλήλων του, κύριων και παρεπόμενων, η εκτέλεση των οποίων δύναται να πραγματοποιηθεί μέσω τηλεργασίας, με απόφασή του, καθορίζει τις θέσεις εργασίας που είναι επιλέξιμες για τηλεργασία, κατά αριθμό και κλάδο/ειδικότητα, τις ημέρες ανά εβδομάδα και μήνα εκάστου ημερολογιακού έτους, κατά τις οποίες δύναται να παρέχεται τηλεργασία, καθώς και κάθε άλλη λεπτομέρεια για την εφαρμογή της. Υπενθυμίζεται ότι το περιεχόμενο της απόφασης που αφορά τις ημέρες ανά εβδομάδα εκάστου ημερολογιακού έτους, κατά τις οποίες δύναται να παρέχεται τηλεργασία δεν αφορά την τηλεργασία που χορηγείται για λόγους υγείας, για την οποία δεν εφαρμόζονται τα οριζόμενα.
Εντός του έτους εκδίδονται συνολικά 4 αποφάσεις, η πρώτη για το τρίμηνο Ιανουάριο – Μάρτιο, η δεύτερη για Απρίλιο-Ιούνιο κ.ο.κ.
Β) Υποβολή αιτήματος για την τηλεργσία από τον/την υπάλληλο
Ο/Η υπάλληλος που επιθυμεί να τηλεργαστεί και εφόσον ανήκει σε κλάδο/ειδικότητα και υπηρετεί σε θέση που έχει κριθεί επιλέξιμη προς παροχή τηλεργασίας, υποβάλλει έγγραφο αίτημα στον Προϊστάμενο της Διεύθυνσης του φορέα, όπου υπηρετεί.
Στο αίτημα του/της υπαλλήλου αναφέρονται:
-ο αριθμός των ημερών και το συνολικό χρονικό διάστημα που επιθυμεί να τηλεργαστεί επί τη βάσει των χρονικών ορίων που τίθενται στο άρθρο 8 του νόμου (κατ’ ανώτατο όριο 44 ημέρες ανά ημερολογιακό έτος) και εντός του χρονικού διαστήματος (κατά κανόνα τριμήνου), για το οποίο ισχύει η απόφαση καθορισμού των επιλέξιμων θέσεων για τηλεργασία,
- η διεύθυνση του τόπου παροχής της τηλεργασίας και
-δήλωση αν επιθυμεί να λάβει Σταθμό Τηλεργασίας ή θα κάνει χρήση δικού του τεχνολογικού εξοπλισμού
-προαιρετικά, αίτημα αιτιολογημένο για κατ’ εξαίρεση χρήση ωραρίου διαφορετικό από το ισχύον για αυτόν, το οποίο σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να ταυτίζεται με το ωράριο λειτουργίας της Διεύθυνσης όπου υπηρετεί, αίτημα το οποίο θα εξεταστεί από το αρμόδιο όργανο. Εάν δεν υποβληθεί σχετικό αίτημα ο/η υπάλληλος υποχρεούται να παρέχει εργασία, εφόσον εγκριθεί σύμφωνα με το πάγιο ωράριο που έχει επιλέξει να τηρεί στο χώρο εργασίας του.
Γ) Έκδοση απόφασης χορήγησης τηλεργασίας – Περιεχόμενο απόφασης
Σε συνέχεια των ανωτέρω ο Προϊστάμενος της κάθε Διεύθυνσης του φορέα, στον οποίον έχουν υποβληθεί τα αιτήματα για παροχή τηλεργασίας
Δ) Υποβολή αιτήματος περάτωση της τηλεργασίας
Η τηλεργασία μπορεί να περατωθεί κατόπιν σχετικού αιτήματος του τηλεργαζόμενου και υπό την προϋπόθεση αποδοχής του από το αρμόδιο όργανο που εκδίδει την απόφαση καθορισμού των θέσεων που είναι επιλέξιμες για τηλεργασία ή από τον φορέα ύστερα από έγγραφη προειδοποίηση 5 εργασίμων ημερών.
Δικαιώματα και υποχρεώσεις τηλεργαζόμενων
- Οι τηλεργαζόμενοι απολαμβάνουν τα ίδια δικαιώματα και υπέχουν τις ίδιες υποχρεώσεις με τους υπαλλήλους που εκτελούν τα καθήκοντά τους με φυσική παρουσία στις εγκαταστάσεις του φορέα.
- Οι τηλεργαζόμενοι οφείλουν να διασφαλίζουν ότι πληρούνται οι γενικοί κανόνες πρόληψης και ασφάλειας για την Προστασία Δεδομένων, ώστε να αποφεύγεται η πρόσβαση στο φυσικό και ηλεκτρονικό αρχείο που διαχειρίζονται από μη εξουσιοδοτημένους χρήστες.
- Κατά τα λοιπά εφαρμόζονται οι κείμενες διατάξεις αναφορικά με την υποχρέωση εχεμύθειας για γεγονότα ή πληροφορίες των οποίων ο τηλεργαζόμενος λαμβάνει γνώση κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του ή επ’ ευκαιρία αυτής.
- Ο τηλεργαζόμενος οφείλει να εκτελεί τα καθήκοντά του με γνώμονα τη διασφάλιση του δημοσίου συμφέροντος και τη βέλτιστη παροχή υπηρεσιών προς τον πολίτη.
- Μετά το πέρας του ωραρίου του ο τηλεργαζόμενος αποσυνδέεται από τα μέσα πληροφορικής και επικοινωνίας που χρησιμοποιεί για την εκτέλεση των καθηκόντων του.
- Σε κάθε περίπτωση, κατά τη διάρκεια της τηλεργασίας ισχύουν οι διατάξεις του Υπαλληλικού Κώδικα, σύμφωνα με τις οποίες εφόσον έκτακτες και εξαιρετικές υπηρεσιακές ανάγκες το επιβάλλουν, ο υπάλληλος οφείλει να εργαστεί και πέρα από το χρόνο εργασίας ή σε μη εργάσιμες ημέρες. Στην περίπτωση αυτή καταβάλλεται στον υπάλληλο αποζημίωση σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις.
Παροχή τηλεργασίας για λόγους υγείας
* Καθορισμός προβλημάτων υγείας
Καθορίζονται τα μόνιμα ή πρόσκαιρα προβλήματα υγείας, λόγω των οποίων οι υπάλληλοι και απασχολούμενοι που υπάγονται στο πεδίο εφαρμογής του νόμοου μπορούν να υποβάλλουν αίτηση για παροχή τηλεργασίας, εφόσον η φύση των καθηκόντων τους καθιστά εφικτή την εκτέλεσή τους μέσω τηλεργασίας.
* Χρονικά όρια τηλεργασίας
- Η τηλεργασία λόγω προβλημάτων υγείας δεν μπορεί να υπερβαίνει συνολικά τις 88 εργάσιμες ημέρες ανά ημερολογιακό έτος.
- Το παραπάνω χρονικό διάστημα των 88 εργασίμων ημερών για τηλεργασία χορηγείται τμηματικά με ανώτατο όριο τις 22 ημέρες ανά τρίμηνο βάσει της αίτησης του/ της υπαλλήλου, της γνωμάτευσης του αρμοδίου οργάνου και η χρήση του είναι υποχρεωτική κατά τα οριζόμενα στη σχετική απόφαση του αρμοδίου οργάνου. Κατ΄ εξαίρεση και κατόπιν ειδικά αιτιολογημένης γνωμάτευσης της Υγειονομικής Επιτροπής είναι δυνατή η χορήγηση τηλεργασίας για συνεχόμενο διάστημα 88 εργασίμων ημερών.
- Η τηλεργασία μπορεί να περατωθεί κατόπιν σχετικού αιτήματος του τηλεργαζόμενου και υπό την προϋπόθεση αποδοχής του από το αρμόδιο όργανο ή από τον φορέα ύστερα από έγγραφη προειδοποίηση 5 εργασίμων ημερών.
- Εφόσον ο υπάλληλος δεν κάνει χρήση της εγκριθείσας τηλεργασίας, αυτή δεν μεταφέρεται ή δεν επιτρέπεται να γίνει χρήση αυτής σε άλλο χρονικό διάστημα του ίδιου ή του επόμενου έτους.
* Διαδικασία τηλεργασίας για λόγους υγείας – Υποβολή αιτήματος και δικαιολογητικών από τον υπάλληλο στην υπηρεσία προσωπικού
Υπάλληλος ή απασχολούμενος που υπάγεται στο νόμο για την τηλεργασία και επιθυμεί να υποβάλει αίτηση για παροχή τηλεργασίας λόγω προβλημάτων υγείας της παρούσας, υποβάλλει στην Υπηρεσία Προσωπικού του φορέα, όπου υπηρετεί.
